Q: Do khác biệt về văn hóa nên em khá lo là mình sẽ không biết cách giao tiếp phù hợp và có thể vô tình khiến mọi người cảm thấy khó chịu. Có Nhật có các quy tắc và phép tắc khi giao tiếp không ạ?

Nỗi lo lắng về việc “Không biết cách nói chuyện phù hợp do khác biệt văn hóa” là điều mà nhiều người nước ngoài làm việc tại Nhật Bản thường cảm thấy. Tại các công ty ở Nhật, các quy tắc ứng xử và sự quan tâm đến người khác rất được chú trọng, nên nếu không chú ý thì chúng ta có thể sẽ vô tình thất lễ với đối phương. Ở đây, chúng ta sẽ giải thích về những quy tắc giao tiếp và phép lịch sự cụ thể mà bạn cần đặt biệt chú ý trong môi trường công sở và cuộc sống hàng ngày.

1. Sử dụng từ ngữ lịch sự và kính ngữ
   • Sử dụng kính ngữ: Khi giao tiếp với cấp trên và đồng nghiệp, nên chú ý sử dụng kính ngữ thay vì lời nói thông thường (sử dụng cách nói lịch như です・ます”　VD：Thay vì nói ~ してください。” (Hãy làm giúp tôi~), nên sử dụng cách nói nhẹ nhàng hơn như “していただけますか？”(xin lỗi vì đã làm phiền, nhưng có thể giúp tôi được không?)
   • Khi từ chối, nên dùng các cách nói cố ý xin lỗi như “　申し訳ございませんが…” (Tôi rất xin lỗi, nhưng,…). Cách diễn đạt như vậy sẽ giúp tránh gây cảm giác khó chịu cho đối phương.
2. Ý thức về việc “Phản hồi, tương tác” trong cuộc trò chuyên
   • Gật đầu và phản hồi : Việc thêm các từ phản hồi nhẹ nhàng như “vâng” ” đúng vậy” “tôi hiểu rồi” (はい、そうですです、なるほど hoặc gật đầu nhẹ trong lúc trò chuyện sẽ thể hiện sự quan tâm và thấu hiểu đối với người đối diện. Tại Nhật Bản, nếu bạn im lặng trong khi người khác đang nói, họ có thể nghĩ rằng bạn không quan tâm hoặc không hiểu, vì vậy phản hồi vừa đủ là điều rất quang trọng.
   • Ánh nhìn: Người Nhật thường tránh việc nhìn chằm chằm vào mắt người khác quá lâu, nhưng thỉnh thoảng nhìn vào mắt đối phương nhìn vào mắt đối phương và gật đầu sẽ thể hiện thái độ lịch sự.
3. Tránh sử dụng cách diễn đạt trực tiếp mà nên dùng cách nói nhẹ nhàng
   • Cách từ chối: Thay vì dùng những cách diễn đạt thẳng thừng như “できません” (Tôi không thể làm được) hoặc “無理です” (Điều đó là không thể), các bạn nên lựa chọn cách nói nhẹ nhàng hơn như “少し難しいかもしれません” Tôi sẽ cân nhắc, nhưng có thể sẽ khó thực hiện. Ở Nhật Bản cách nói mơ hồ thường được sử dụng để tránh cảm giác từ chối trực tiếp, vì vậy những cách diễn đạt quá thẳng có thể được xem là cứng nhắc.
   • Khi đề xuất ý kiến: Thay vì nói trực tiếp “こうした方が良いと思います” (Tôi nghĩ nên làm thế này sẽ tốt hơn.” hãy sử dụng cách nói nhẹ nhàng như ” もしよければ、こうするのはいかがでしょうか？Hoặc “Có một phương án thề này, anh/ chị thấy sao? ” ”一つの案として、こういう方法も考えています” Những cách diễn đạt nhẹ nhàng và không áp đặt sẽ được ưa chuộng hơn khi nói chuyện với người Nhật.
4. Chú trọng việc chào hỏi
   • Lời chào trong đời sống hàng ngày: Sử dụng thành thạo các lời chào cơ bản như “Chào buổi sáng” “Cảm ơn anh/chị vì đã vất vả “Xin phép” và “Cảm ơn” giúp củng cố mối quan hệ tin cậy tại nơi làm việc.
   • Lời chào buổi sáng vào đầu ngày hay khi ra về là những lời chào không thể thiếu trong công việc.
   • Thể hiện sự biết ơn: Ví dụ, khi ai đó giúp đỡ mình, các bạn hãy chú ý nói Cảm ơn hay giúp bày tỏ lòng biết ơn một cách chân thành và lịch sự.
5. Chú ý đến thông tin cá nhân và các chủ đề riêng tư
   • Chú ý nội dung câu hỏi: Tại Nhật Bản, các chủ đề như tình hình gia đình, thu nhập, tôn giáo và chính trị thường được xem là riêng tư và mọi người có xu hướng tránh nhắc đến. Khi trò chuyện với đồng nghiệp, ban đầu nên tập trung vào các chủ đề liên quan đến công việc và dần dần mới đề cập đến chuyện cá nhân khi mối quan hệ đã trở nên thân thiết hơn.
   • Tôn trọng quyền riêng tư: Hạn chế hỏi quá sâu về tình hình gia đình hay sở thích của đối phương. Ở Nhật mọi người coi trọng sự riêng tư, và việc không can thiệp quá mức vào đời tư của người khác sẽ giúp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp.
6. Bày tỏ sự quan tâm và lòng biết ơn đối với cấp trên và đồng nghiệp
   • Nói lời cảm ơn: Khi nhận được lời khuyên từ cấp trên hoặc sự giúp đỡ từ đồng nghiệp, hãy bày tỏ lòng biết ơn bằng những lời như: “Cảm ơn vì lời khuyên của anh/chị hoặc “cảm ơn anh/chị đã giúp đỡ”
   • Có thái độ quan tâm phù hợp: VD, việc phát tài liệu trong cuộc họp hay đề nghị giúp đỡ khi thấy đồng nghiệp đang bận rộn là những hành động để lại ấn tượng tốt. Hành động quan tâm ở mức thích hợp sẽ thường được đánh giá cao.

Cuộc sống và giao tiếp nơi làm việc ở Nhật Bản thường đề cao sự quan tâm và lễ nghĩa. Bằng cách chú ý đến những điểm cụ thể nêu trên, bạn có thể vượt qua rào cản văn hóa và giao tiếp một cách suôn se, từ đó xây dựng môi trường làm việc tốt đẹp hơn.

Sự quan tâm nhỏ hàng ngày và thái độ lịch sự chính là chìa khóa quan trọng để giúp công việc và cuộc sống của bạn tại Nhật Bản trở nên ý nghĩa và phong phú hơn.